Kanzleisoftware für Anwälte: Akten, Fristen, beA

Einblick

So sieht der Kanzleialltag darin aus.

Alle Abbildungen stammen aus der laufenden Software, aufgenommen in einer Demo-Kanzlei mit erfundenen Mandaten. Ein Klick öffnet das Bild in voller Größe.

Akte

Die ganze Akte auf einer Seite.

Beteiligte, Verlauf, Dokumente, Fristen, Termine, Rechnungen und Aktenkonto stehen nebeneinander. Ein Telefonat ist in Sekunden protokolliert, die Wiedervorlage gleich mit.

Beteiligte mit Rollen, Zeichen der Gegenseite und Gerichtsaktenzeichen
Kollisionsprüfung beim Anlegen
Dokumente in Ordnern, Hochladen per Ziehen, Suche nach Name und Datum
Zugriff je Akte einschränkbar

Fristen

Ein Fristenbuch, dem man traut.

Fristen werden aus dem Ereignisdatum berechnet, Wochenenden und die Feiertage Ihres Bundeslands sind berücksichtigt. Jede Frist bleibt als ungeprüft markiert, bis eine Anwältin oder ein Anwalt sie kontrolliert hat.

Notfristen, Vorfristen und Wiedervorlagen getrennt geführt
Fristenkontrolle nur durch Berufsträger
Vorlagen für wiederkehrende Fristen
Überfälliges und Ungeprüftes auf einen Blick

Fristenbuch mit Notfristen, Prüfstatus und Verantwortlichen

Kalender

Termine, Fristen und Wiedervorlagen in einem Kalender.

Gerichtstermine, Besprechungen und Abwesenheiten des ganzen Teams, dazu die Fristen des Tages als eigene Zeile. Jede Ebene lässt sich ein- und ausblenden.

Tages-, Wochen-, Monats- und Listenansicht
Farbe je Person, Filter auf eigene Einträge
Termin direkt aus der Akte anlegen

Wochenkalender mit Terminen, Fristen und Wiedervorlagen

Abrechnung

RVG-Rechnung in einer Minute.

Gebührennummer oder Stichwort eintippen, der Rechner zieht den Gegenstandswert aus der Akte und rechnet nach der aktuellen Gebührentabelle. Aus dem Entwurf wird mit einem Klick die Rechnung als PDF.

Vergütungsverzeichnis mit Auslagenpauschale und Anrechnung von Vorschüssen
Aktenkonto für Honorar, Fremdgeld und Auslagen
Zeiterfassung mit Stoppuhr für Honorarvereinbarungen
Mahnwesen in drei Stufen und Zuordnung von Zahlungseingängen

Rechnungsentwurf mit Verfahrensgebühr, Terminsgebühr und Auslagenpauschale nach RVG

KI-Assistent

Ein Assistent, der die Akte gelesen hat.

Fragen Sie nach dem Sachstand, nach offenen Fristen oder dem Inhalt eines Schriftsatzes. Der Assistent kennt Stammdaten, Verlauf und Dokumente der geöffneten Akte und bereitet auf Wunsch Schreiben vor.

Arbeitet nur in der geöffneten Akte, andere Akten nur auf ausdrückliche Bitte
E-Mails werden vorbereitet und erst nach Ihrer Freigabe gesendet
Antworten sind Vorschläge, die Prüfung bleibt bei Ihnen
Vollständig abschaltbar

KI-Assistent fasst den Sachstand einer Akte zusammen

Porto

Briefe frankieren, ohne zur Post zu gehen.

Ein Klick am Brief öffnet die Frankierung. Sie wählen die Sendungsart, die Internetmarke der Deutschen Post wird gekauft und passend ins Anschriftfeld gesetzt.

Standard-, Kompakt-, Groß- und Maxibrief, weitere Sendungsarten einstellbar
Bezahlt wird aus der eigenen Portokasse der Kanzlei
Porto auf Wunsch als Auslage im Aktenkonto
Die Fassung ohne Marke bleibt erhalten

Dialog Brief frankieren mit Auswahl der Sendungsart und Preis der Internetmarke

Funktionen

Und alles, was sonst dazugehört.

Ein Programm statt vieler Einzellösungen. Was Sie nicht brauchen, lässt sich ausblenden.

beA

Eingänge werden abgerufen und über Ihr Aktenzeichen der Akte zugeordnet. Versand und Empfangsbekenntnisse direkt aus der Akte.

Posteingang

E-Mail-Postfächer der Kanzlei, WhatsApp und Anrufe der Telefonanlage laufen zusammen und landen am Kontakt oder in der Akte.

Dokumentvorlagen

Schreiben entstehen aus Ihren Word-Vorlagen, Platzhalter füllen sich aus der Akte. Bearbeiten direkt im Browser, Ausgabe als PDF.

E-Signatur

Die Vollmacht geht per Link an den Mandanten, wird am Handy unterschrieben und kommt als PDF in die Akte zurück.

Kontakte

Mandanten, Gegner, Gerichte, Versicherungen und Behörden mit allen Akten, Gesprächen und Dokumenten auf einen Blick.

Scanner-Ablage

Gescannte Post erscheint im Posteingang, wird auf Wunsch von der KI sinnvoll benannt und mit einem Klick in die Akte übernommen.

Bank und Mahnverfahren

Zahlungseingänge den Rechnungen zuordnen, Überweisungen vorbereiten und Inkassoakten bis zum gerichtlichen Mahnverfahren führen.

Aufgaben und Wiedervorlagen

Jede Aufgabe hat eine Akte, eine verantwortliche Person und ein Datum. Das Dashboard zeigt morgens, was ansteht.

Office im Browser

Word-, Excel- und PDF-Dateien öffnen und bearbeiten Sie direkt in der Akte, ohne Herunterladen. Frühere Fassungen bleiben erhalten.

Porto und Frankierung

Briefe frankieren Sie per Klick: Die Internetmarke der Deutschen Post wird ins Adressfeld gesetzt und das Porto auf Wunsch als Auslage ins Aktenkonto gebucht.

Anlagen stempeln

Anlagen zum Schriftsatz erhalten ihre Bezeichnung als Stempel auf dem PDF, fortlaufend nummeriert. Das Original bleibt unverändert.

Freigabe an Mandanten

Ausgewählte Dokumente stellen Sie Ihrem Mandanten über einen geschützten Link bereit, statt sie als Anhang zu verschicken.

Umstieg

Der Wechsel, ohne die Kanzlei anzuhalten.

Das Kanzlei CRM ist nicht am Reißbrett entstanden, sondern in einer Anwaltskanzlei, die damit ihre bisherige Kanzleisoftware vollständig abgelöst hat. Diesen Weg gehen wir mit Ihnen noch einmal.

Übernahme von Akten, Beteiligten, Dokumenten, Fristen, Terminen und Rechnungen
Ihre Dokumentvorlagen und Nummernkreise laufen weiter
Eingerichtet und betrieben von uns, auf Servern in Deutschland
Ein fester Ansprechpartner, der die Software selbst entwickelt

So läuft es ab

Vom ersten Gespräch bis zum Start.

Vorführung: Wir zeigen Ihnen die Software an einer Demo-Kanzlei, auf Wunsch mit eigenem Testzugang.
Angebot: Fester Preis nach Arbeitsplätzen und Umfang der Datenübernahme.
Einrichtung: Eigene Instanz, Benutzer, Briefkopf, Vorlagen, beA und Postfächer.
Übernahme und Start: Ihre Daten werden eingespielt und gemeinsam geprüft, dann arbeiten Sie im neuen System.

Fragen

Häufige Fragen.

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns – wir antworten persönlich.

Muss ich etwas installieren?

Nein. Das Kanzlei CRM läuft im Browser, am Arbeitsplatz genauso wie am Laptop oder Tablet. Wir betreiben es für Sie auf Servern in Deutschland, einschließlich Aktualisierungen und täglicher Datensicherung.

Wie funktioniert die Anbindung an das beA?

Ihr beA-Postfach wird in der Software hinterlegt. Eingänge werden regelmäßig abgerufen und anhand Ihres Aktenzeichens der passenden Akte zugeordnet. Versand und elektronische Empfangsbekenntnisse bleiben der Postfachinhaberin oder dem Postfachinhaber vorbehalten.

Können wir unsere bisherigen Akten mitnehmen?

Ja. Eine Übernahme aus j-Lawyer mit Akten, Beteiligten, Dokumenten, Fristen, Terminen und Rechnungen haben wir bereits vollständig durchgeführt. Für andere Programme prüfen wir gemeinsam, was sich aus dem Export übernehmen lässt.

Was macht der KI-Assistent und was nicht?

Der Assistent beantwortet Fragen zur geöffneten Akte, fasst Sachstand und Dokumente zusammen und bereitet Schreiben vor. Er arbeitet nur auf Anforderung, seine Antworten sind Vorschläge und ersetzen keine anwaltliche Prüfung. Die Funktion lässt sich vollständig abschalten.

Wie sind die Mandatsdaten geschützt?

Jede Kanzlei erhält eine eigene, getrennte Instanz mit eigener Datenbank. Die Anmeldung ist mit Zwei-Faktor-Verfahren abgesichert, der Zugriff lässt sich je Akte einschränken, und die Daten werden täglich verschlüsselt gesichert.

Was kostet das Kanzlei CRM?

Der Preis richtet sich nach der Zahl der Arbeitsplätze und danach, ob Daten übernommen werden. Nach einer kurzen Vorführung erhalten Sie ein festes Angebot.

Kontakt

Vorführung anfragen.

Schreiben Sie uns kurz, wie groß Ihre Kanzlei ist und womit Sie heute arbeiten. Wir melden uns mit einem Terminvorschlag.

Vorführung per Video, etwa 30 Minuten
Auf Wunsch eigener Zugang zur Demo-Kanzlei
Unverbindlich und kostenlos

Markus Walterkontakt@waltera.de

Akten, Fristen und beA – in einer Oberfläche.